Referat kredsbestyrelsesmøde DBS Aalborg

Dato og tid: 22. november 2021, klokken 16.

Lokation: Vesterbro 62A, 1 9000 Aalborg.

Til stede var:
Torben, Bruno, Jesper, Tina, Carsten, Ulla, Palle og suppleant Stein Erik samt konsulenterne Annette og Søren.

Afbud fra: Tommy og Gitte udtrådt.

1. Mødet åbnes

1.1 Har nogen noget inden vi går videre/bordet rundt.

Intet at bemærke.

2. Godkendelse af dagsorden

Godkendt uden ændringer.

3. Godkendelse af referater

3.1 Godkendelse af referat fra 18. oktober 2021

Ændres: jesper Dam skal rettes fra deltagende tilfraværendeEllers godkendt som værende møde- og medlemsreferat.

4. Sager til beslutning.

4.1 Gitte udtrådt af bestyrelse hvem overtager?

Gitte Micheelsen har pga sit fuldtidsarbejde valgt at træde ud af bestyrelsen med øjeblikkelig virkning. . Palle Thygesen træder ind i bestyrelsen frem til kommende kredsgeneralforsamling.
Nedenstående er derfor enstemmigt vedtaget:
Ulla Sørensen overtager undervisningsleder posten Torben og Annette bakker hende op og danner nu Team undervisning.
Carsten og Torben er nu redaktionen, dette meldes til medlemsbladet.

Mht. Romsmagningen. så er Jesper vært og Torben byder velkommen torben sender mail ud til deltagere. gitte Micheelsen gør tilmeldingen færdig for os for ikke at lave for meget kludder for medlemmerne. Torben aftaler med Gitte omkring de sidste detaljer. Der skal nok søges om endnu en forhøjelse da vi snart rammer 100 tilmeldte.

4.2 Honorar til kørselsleder, Team undervisning og Team IT? TGF (bilag).

Nedenstående er enstemmigt vedtaget:
Der udbetales fortsat honorar til Undervisningsleder og Kørselsleder. i år som hidtil hhv 1/3 til hver af det tilsendte lederhonorar fra AOF. Næste år når ny AOF aftale træder i kraft fastsættes honoraret fast til 10.000,00 kr. til kørselsleder og 10.000,00 kr til Undervisningsleder.
Pengene udbetales som løn og er skattepligtige, kredskasserer sørger for udbetalingen.
IT ansvarlig er nu et Team (Team It) på 4 personer og derfor er der ikke længere honorar til den post.

4.3 Ansøgning fra Tandemklubben. TGF (bilag)

Bestyrelsen er positivt indstillet over for ansøgningen på 6900 kr. men beslutning udskydes til næste møde og der indhentes flere oplysninger hos tandemklubben. Tovholder Torben og Bruno.

4.4 Ansøgning om julemad Klub Rebild. TGF (bilag)

Klub Rebild har søgt om tilskud til deres julearrangement. der bevilges 150 kr pr deltager.

4.5 Kørselsregler i kredsregiTGF AW BH (Bilag)

Nedenstående kørselsregler er enstemmigt vedtaget regelsæt kan ses i bilag 1 under referatet.
Regelen omkring tilskud til undervisning for kørsel over flere kommunegrænser er i første omgang tidsbegrænset fra 1 januar 2022 til 30 juni 2022 idet det er en forsøgsordning for at se om der deltager flere i vores undervisning. Kredskasseren holder skarpt øje med udviklingen omkring kørselsudgifterne og melder tilbage hvis der sker en voldsom stigning i udgifterne.
Team U sørger for at de nye regeler indsættes i undervisningsprogrammet.

4.6 Undervisning – skal online Mindfulness fortsættenæste år TGF

Corona Taskforcen har tilbudt at overtage online Mindfulness efter årskiftet og køre det videre.
Bestyrelsen har enstemmigt takket ja til dette.

5. Sager til drøftelse.

5.1. SMS tjeneste hvad gør vi TGF (bilag)?

Bestyrelsen er enig om at SMS skal bruges og Jesper arbejder videre med det og finder evt. en anden måde at gøre det på en med den nuværende platform.

5.2 Strukturdebat, hvordan griber vi det an?

Der udbydes ikke et fælles zoommøde på Vesterbro ifm webinarene i januar.
Der laves Medlemsmøde på en af følgende dator alt efter om FU kan deltage: 7, 8, 9 eller 10. februar kl 16 til21 med eftermiddagskaffe og aftensspisning. Torben aftaler med hovedkontoret mht. dato.
Aktivitetsudvalget finder sted med videre og vender tilbage til næste møde. endeligt program skal i blad 1 2022, deadline 30. december 2021.

5.3 HB møde 26 november – er der noget? TGF (Bilag)

den voldsomme Dagsorden blev kort gennemgået, ingen havde specielle punkter som skulle adresseres.

5.4 Medlemsmødet opfølgning

Der var bred enighed om at medlemsmødet var gået godt og alle hyggede sig. Måske skal der lige strammes op omkring afviklingen af transport men dette var kun en lille detalje.

5.5 Indkøb borde stole.

Team Byg og inventar aftaler møde på Scanoffice og afsøger muligheder der.

5.6 Indkøb opvaskemaskine.

udsat til senere møde

5.7 Kredsbestyrelsesseminar – hvordan gik det og gør vi det igen?

Udsat til senere møde.

5.8 Møde for nye medlemmer konsulenterne.

Konsulenterne foreslog at lave et møde over et par dage hvor nye medlemmer bliver introduceret til DBS og kredsens tilbud. Det laves i stil med det som gøres i Kreds Vendsyssel. konsulenterne og Torben er tovholder. Søren og Torben finder datoer i det tidlige forår.

6. Sager til orientering

6.1 Økonomi orientering BH.

Der er indkommet 84000 kr fra AOF (ny aftale træder først i kræft fra næste år). Der skal gøres mere for at medlemmer mv. som indbetaler på vores konti eller Mmobilepay skriver hvad det er de indbetaler for.
Der er udsendt et balance udtræk. bruno forsøger at finde ud af hvordan resultatet ender ved årskiftet så vi kan vurderer om der skal anvendes midler på anskaffelser i indeværende år.

/h2>6.2 DH status. TGF

udsat til senere møde.

7. Punkter til næste møde

Rengøring samt vinduespudsning Vesterbro det halter med kvaliteten Bruno og Team service.

8. Eventuelt

Intet at bemærke.

Referat skrevet af Torben Frederiksen den 28. november 2021.

Bilag 1 til punkt 4.5 Kørsel.

Vejledning for brug af kørsel DBS Aalborg
Generelt:
Som udgangspunkt skal der bruges flexhandicapkørsel i forbindelse med undervisning, arrangementer og klubber. Har man ikke mulighed for at afse ture fra sin pulje af flexhandicap kan man bevilges kørslen ved brug af almindelig flexkørsel.
Det ska præciseres at ovenstående brug af almindelig flexkørsel gælder for kørsel inden for samme kommune.
Ligeledes skal det præciseres at der skal afleveres gyldig kvittering for de ture som foretages. Disse skal sendes til Kredskasseren brh@blind.dk Eller via brev til hans adresse.
Udbetaling af refusionen sker som udgangspunkt umiddelbart efter indsendelse af sine kvitteringer, er beløbet under 30 kr. ved kørsel til undervisning eller klubber som er gentagne vil der blive samlet sammen og udbetaling sker på et senere tidpunkt.

1. Kørsel til undervisning.
Sådan bestilles kørsel:
Kørsel bestilles enten ved eget initiativ eller man kontakter kørselsleder Annette Winther som så sørger for bestilling og tilbagemelding til kursisten med tider med videre.

Hvornår kan kørsel benyttes:
Som udgangspunkt kan kørsel benyttes hvis man ikke selv er i stand til at transporterer sig til undervisningsstedet og ens undervisning foregår i ens egen bopælskommune. I det tilfælde gælder reglen med refusion af beløbet over 20 kr.
Skal man krydse kommunegrænser så skal der visiteres til kørsel og der kan kun gives kørsel ved brug af Flexhandicap.
Dette skyldes at der ved krydsning af kommunegrænser sker en 3 dobling af prisen ved brug af almindelig flexkørsel.
Har man ikke mulighed for at afse sine flexhandicapture så kan konsulenterne være behjælpelig med at søge om ekstra ture til kursisten (kan de det og kan det lade sig gøre, er endnu ikke afklaret).
Kredsens økonomi kan ikke bære at der blot pr automatik benyttes almindelig flexkørsel ved kørsel over 1 eller flere kommunegrænser.

Takster for refusion flexhandicap:
Ved kørsel inden for samme kommune refunderes beløbet over 20 kr. pr tur.

Ved kørsel over kommunegrænser refunderes jf. følgende:
Op til 100 kr. refunderes beløbet over 20 kr. pr tur.
100 – 200 kr. refunderes beløbet over 40 kr. pr. tur.
200 – 300 kr. refunderes beløbet over 60 kr. pr. tur.

Takster for almindelig flexkørsel.
Beløbet over 20 kr. pr. tur refunderes.
Gælder for kørsel indenfor samme kommune.

Takster for brug af almindelig Taxa.
Denne form for kørsel kan ikke som udgangspunkt bruges i forbindelse med kørsel til undervisning. Almindelig taxakørsel bevilges kun ved kontakt til kørselsleder Annette Winther i særlige tilfælde og ved udebleven Flexhandicap/Flexkørsel.
Benyttes almindelig taxakørsel på kredsens konto skal kørslen med dato/fra/til meddeles til kredskasseren til brug for regnskab.

2. kørsel for klubber.
Kørsel kan bevilges hvis man ikke selv kan transportere sig til sin klub.
Kørsel kan kun bevilges inden for samme kommunegrænse og fortrinsvis ved brug af flexhandicap.
Kørslen arrangeres af klubberne selv og klubberne melder til kredskasseren hvem som benytter Kørsel.

Takster for flexhandicap og almindelig Flex:
Beløb over 20 kr. refunderes.

Takster for almindelig taxa kørsel:
Kan kun benyttes hvis det aftales med Kørselsleder eller kredsformand/kredskasserer og det er mere praktisk/økonomisk at benytte almindelig taxakørsel på kredsens konto.
Der refunderes for beløbet over 20 kr. pr tur.

3. Kørsel til kredsgeneralforsamling og medlemsmøder.
Som udgangspunkt er der gratis transport til kredsgeneralforsamlinger og medlemsmøder.
Kørslen tilrettelægges ud fra antal tilmeldte og den geografiske spredning.
Kørslen planlægges af aktivitetsudvalget eventuelt i samarbejde med kørselsleder.

4 kørsel til arrangementer.
Som udgangspunkt sørger det enkelte medlem selv for transport til arrangementer.
Ved fælles transport vil der fortrinsvis blive benyttet lejet bus hvor der laves opsamlingssteder ud fra deltagerlisten.
Ydes der kørsel i forbindelse med arrangementet vil det fremgå af programmet for arrangementet.
Kørsel arrangeres af aktivitetsudvalget i eventuelt samarbejde med kørselsleder.

5 kørsel i forbindelse med Kredsarbejde.
Bestyrelsesmøder:
Som udgangspunkt ydes kørsel/kilometergodtgørelse hvis man ikke selv kan transporterer sig til møderne.
Foretrukne kørsel er som udgangspunkt flexhandicap.
Kvitteringer/opgørelse over kørte kilometre sendes til kredskasseren.

Kredsarbejde:
Der kan ydes kilometergodtgørelse eller refusion for kørselsudgifter hvis der ydes arbejde for kredsen. Dette aftales med Kredsformand/kredskasserer eller på bestyrelsesmøder.
Kvitteringer/opgørelse for kørte kilometre sendes til kredskasseren til brug for regnskab.

Ovenstående er vedtaget på bestyrelsesmøde den:
22 november 2021 og er gældende frem til 30. juni 2022.